Context.

Trasabilitatea reprezintă urmărirea întregului parcurs de reprocesare a unui dispozitiv medical. Acest lucru este necesar pentru a ști, la orice oră din zi și din noapte, prin ce etape a trecut un dispozitiv înainte de a fi folosit la pacient. Cerințele de trasabilitate sunt obligatorii prin legislație (Ordinul nr. 1761/2021, completat prin Ordinul nr. 854/2022) și orice cabinet sau clinică stomatologică, indiferent că are 1 unit sau 100 de unituri, trebuie să asigure realizarea trasabilității.

Legislație.

Ordinul nr. 1.761/2021, completat prin Ordinul nr. 854/2022 | Cap. IV, STERILIZAREA, art. 53:
(1) Unitatea sanitară trebuie să asigure trasabilitatea prin înregistrări electronice sau letrice a tuturor dispozitivelor medicale sterilizate, reglementată în procedura specifică de sterilizare.
(2) Trasabilitatea implică identificarea tuturor instrumentelor/dispozitivelor reutilizabile care necesită sterilizare în unitatea sanitară, întocmirea inventarului instrumentarului pentru fiecare trusă (opis) şi implementarea unui sistem de codificare individuală a acestora.
(3) Codul trusei se va regăsi înregistrat pe tot parcursul circuitului de reprocesare a instrumentarului în toate registrele din sterilizare, inclusiv în documentele medicale ale pacientului, prin ataşarea etichetei dublu adezive sau documentarea electronică a trasabilităţii.

Aplicarea în practică.

În acest moment, cabinetele și clinicile stomatologice au la îndemână 2 modalități de realizare a trasabilității sterilizării instrumentarului.

Metoda nr. 1: MANUAL.

Presupune ca întregul proces de documentare a sterilizării să fie făcut cu Registre tipizate de sterilizare, cu pixul, cu foaia și cu bătături la degete. Nu, bătătura scriitorului nu este specifică doar scriitorilor, din păcate. Este specifică și asistentelor care scriu zilnic zeci de pagini de registre de sterilizare cu pixul în mână. Asigurarea manuală a trasabilității este o metodă consumatoare de timp și care NU aduce plusvaloare muncii. Nu, o asistentă care nu face toată ziua decât să scrie pe etichete, pe pungi și apoi să transcrie ce a scris deja în registre de sterilizare și în anexe la fișa pacientului nu aduce plusvaloare cabinetului stomatologic. Este ca și cum am pune pe cineva să spele manual rufele de acasă. Mai mult decât atât, procesul de scriere cu pixul, atâtea ore zilnic, este supus erorii umane. Dacă avem o zi mai aglomerată sau asistenta este obosită (ni se întâmplă tututor), nu putem expune procesul de sterilizare și trasabilitate/documentare a ciclului de sterilizare unor erori umane.
De aceea, aici intervine

Metoda nr. 2: AUTOMAT.

Metoda automatizată este o metodă electronică de documentare a trasabilității, în care întreaga muncă repetitivă este standardizată și substituită unor clickuri.

Cum funcționează?

În orice cabinet sau clinică stomatologică din România există deja următoarele informații:
1. Numele Asistentelor – persoanele responsabile cu sterilizarea
2. Numele autoclavului/autoclavelor folosite și ciclurile de sterilizare
3. Codificarea/denumirea truselor/instrumentele folosite la intervențiile stomatologice.

Pașii cei mai grei au fost deja făcuți. ;)

Informațiile de mai sus se transpun în coduri QR care digitalizează și automatizează întreaga procedură. Pentru a asigura trasabilitatea în mod electronic, sunt necesare doar câteva clickuri, iar sistemul va tipări o etichetă dublu adezivă care va fi lipită pe punga/caseta care urmează să fie sterilizată. În momentul în care punga/caseta respectivă este folosită la intervenție, fiind dublu adezivă, eticheta se desprinde de pe ambalaj și se lipește în anexa la fișa pacientului. Atât. Asistenta nu mai trebuie să scrie NIMIC cu pixul. Totul se face automatizat, cu doar câteva clickuri.

Descriere sistem electronic de asigurare a trasabilității.
Fără pix, fără hârtie.

Sistemul electronic de asigurare a trasabilității sterilizării în clinicile și cabinetele stomatologice pe care vi-l propunem se numește Hawo Veridoc 2C. Este implementat deja în mii de clinici din România și din întreaga lume și folosit zilnic pentru mii de pacienți. Sistemul este extrem de simplu de instalat și de utilizat.
Funcționează doar cu o priză.
Nu avem nevoie de internet, nu avem nevoie de dispozitive periferice.
Nu plătim taxe de licență sau de mentenanță sau lunare sau anuale.
Îl cumpărăm o singură dată și îl avem definitiv.

Sistemul Veridoc 2C este compus din:

1. Un printbox – este piesa centrală a sistemului, care convertește informațiile (nume asistentă, cod trusă, denumire instrument sterilizat, nume autoclav, număr ciclu) în coduri QR
2. Un scaner – este un scaner pe care îl vedem la orice magazin: scanează codurile QR și
3. O imprimantă – tipărește eticheta pentru trasabilitate, după ce am scanat noi informațiile dorite.

Atât. Nimic complicat, nimic sofisticat. Doar eficient.
Scanăm codurile de bare, confirmăm tipărirea, lipim eticheta dublu adezivă pe pungă.

Etichetele au indicator chimic integrat.
Nu mai trebuie să folosiți alți indicatori externi în plus.

Ca lucrurile să fie și mai bune, etichetele dublu adezive folosite cu sistemul Hawo Veridoc 2C au încorporat și un indicator chimic extern Clasă 1, care este obligatoriu, conform Anexei nr. 4: METODE de evaluare a derulării procesului de sterilizare şi controlul eficienţei acestuia, Art. (3)
A. Indicatori chimici de proces (tip 1) - diferenţiază logistic pachetele procesate de cele neprocesate şi se prezintă în mai multe forme: bandă adezivă cu indicatori, marker de culoare pe pungile de împachetat sau sigilii, etichete indicatoare sau orice altă formă în conformitate cu standardul EN ISO 11140 şi actualizările sale. Indicatorii chimici de proces se plasează pe fiecare pachet/container/pungă.

Ce se întâmplă după ce am sterilizat instrumentele?
Cum documentăm informațiile și cum demonstrăm trasabilitatea sterilizării?

Tot ceea ce lucrați în sistem se salvează pe un hard disk extern. Când terminați de etichetat totul, introduceți hard diskul într-un calculator, laptop și veți vedea acolo întregul proces documentat. Toate informațiile se salvează pe ani, pe luni, pe zile, pe fiecare sterilizator în parte, pe fiecare ciclu în parte. Orice inspector venit în control are la un click distanță toate informațiile care nu pot fi contestate. Practic, vom crea propriul nostru registru de sterilizare, complet digitalizat, fără să punem mâna pe pix. Vom putea prezenta inspectorilor veniți în control registrul 100% digitalizat și automatizat pentru sterilizarea din cabinetul nostru stomatologic. Dacă suntem zeloși sau pur și simplu vrem să suflăm și în iaurt, avem opțiunea de a tipări informațiile și de a le îndosaria. Vom avea un registru tipărit, dar fără să fie nevoie să scriem absolut nimic cu pixul. În afară de a semna, dacă dorim asta. ;)


Așadar, în acest moment, știm cu certitudine că trasabilitatea sterilizării instrumentelor medicale este obligatorie, conform legii în vigoare. Pentru a o asigura, aveți două opțiuni:

• Trasabilitatea manuală, cu pix și hârtie munți de registre de sterilizare
• Trasabilitate electronică, 100% digitalizată, rapid, fără efort și cu zero erori umane.

Alegerea vă aparține.