Siguranța pacientului = siguranța cabinetului. Cum putem asigura trasabilitatea instrumentarului stomatologic

Cum putem dovedi că am respectat pașii de reprocesare a instrumentelor și dispozitivelor medicale reutilizabile?
Cum asigurăm trasabilitatea?
Trasabilitatea este obligatorie sau este opțională?
Trasabilitatea se face manual sau electronic?


Ca la fiecare schimbare (legislativă), și Ordinul nr. 854/2022 a generat câteva întrebări și nelămuriri legate de ce avem de făcut în privința sterilizării. Față de varianta inițială din OMS nr. 1.761/2021, trasabilitatea a înregistrat schimbări nesemnificative și anume:

1. Acum este menționat în textul ordinului că este permisă trasabilitatea și prin mijloace electronice (art. 53, alin. (3)).
2. Elementele obligatorii care trebuie să fie notate pe ambalaj sunt data și numărul ciclului de sterilizare (art. 65). Dar, atenție! Corelate cu prevederile art. 30 se constată că pentru a asigura trasabilitatea, doar aceste elemente nu sunt suficiente! Oricum vor trebui documentate și alte detalii obligatorii.
3. Pentru monitorizarea șarjei, indicatorii integratori de tip 5 sunt introduși într-un set test, amplasat într-o locație greu accesibilă agentului sterilizator (art. 58, lit. b), pct. iv)).
4. Art. 30 – Organizarea activității serviciilor de sterilizare cuprinde: (...) lit. f) – procedurile de marcare și control a produselor finite, cu menționarea datei primirii produsului de sterilizat, secției de proveniență, numărul șarjei de sterilizare, datei trimiterii pe secție a produsului sterilizat, numelui persoanei care a efectuat sterilizarea și înregistrarea datelor produsului finit în fișa pacientului – la această literă „asigurarea trasabilității” a fost înlocuită cu „control”. Pentru ca mai jos, articolului 30 să i se adauge o literă nouă, și anume j) – înregistrarea și arhivarea datelor privind parcursul procesului de sterilizare, în vederea asigurării trasabilității, care reprezintă un element al sistemului de calitate.

Așadar, trasabilitatea este o condiție obligatorie a actului medical. Aceasta protejează nu doar pacientul, ci chiar unitatea medicală, în eventualitatea suspiciunii unor probleme legate de sterilizare. Având documentate informații relevante despre procesul de sterilizare, nu doar că vă veți asigura că respectați o cerință legală și obligatorie, ci veți dormi liniștiți, știind că ați făcut tot ce este necesar pentru realizarea unui act medical în condiții de siguranță.

---

Instrumentele se împachetează respectând procedurile interne și cerințele legale cu privire la codificarea acestora. Prevederea aceasta este trecută la art. 53, alin. (2) – Trasabilitatea implică identificarea tuturor instrumentelor/dispozitivelor reutilizabile care necesită sterilizare în unitatea sanitară, întocmirea inventarului instrumentarului pentru fiecare trusă (opis) și implementarea unui sistem de codificare individuală a acestora.

Recomandarea noastră este ca pentru majoritatea intervențiilor din clinică să gândiți truse complete. Trusele organizate pe intervenție

1. Îmbunătățesc organizarea la nivel de intervenție, dar și la nivel de proceduri și clinic
2. Salvează timp prețios – deschideți o trusă per intervenție, nu desfaceți mai multe pungi
3. Contribuie la economisire de timp și bani – salvați astfel banii pentru ambalare, etichetare, monitorizare cu indicatori
4. Reduc accidentele/înțepăturile cauzate de manevrarea și transportul instrumentelor etc.

O dată trusele definite, urmează marcarea acestora cu informațiile relevante care se vor regăsi și în registrul de sterilizare, și în fișa pacientului. Aceste informații trebuie arhivate conform legislației în vigoare. Așadar, chiar dacă art. 65 prevede că se notează pe ambalaj data și numărul ciclului de sterilizare – acest lucru nu este suficient pentru documentare și trasabilitate, pentru că Ordinul se citește, se interpretează și se aplică în întregul său – corelat cu restul articolelor constituente.

---

Cum vă putem ajuta noi să asigurați trasabilitatea instrumentarului respectând cerințele legislative în vigoare?
Vă putem pune la dispoziție Veridoc 2C – sistemul de etichetare și trasabilitate a sterilizării cu etichete dublu adezive de la Hawo.

Ce face acest sistem și de ce îl recomandăm pentru utilizarea în cabinetele și clinicile stomatologice, indiferent de dimensiunea acestora?

Veridoc 2C este un echipament integrat, foarte simplu de utilizat. Este format din:

1. O imprimantă pentru etichete – ValiPrint
2. Un scaner pentru codurile QR – ValiScan
3. Un server de imprimare – Prin Box 2C

     + 1.000 de etichete dublu adezive, cu indicator chimic Clasă 1, ca să îl folosiți din prima zi!

---

Care este procedura de lucru?

Pasul 1. Pregătiți lista cu toate persoanele care sterilizează instrumente în cabinet/clinica stomatologică.
Pasul 2. Pregătiți lista cu toate trusele/instrumentele pe care le folosiți în cabinet/clinica stomatologică.
Pasul 3. Bonus. Noi vom defini codurile QR atât pentru asistentele care sterilizează, cât și pentru truse/instrumente. Oricând puteți interveni pentru adăugarea/ștergerea/modificarea codurilor QR dacă intervin schimbări de personal sau folosiți instrumente noi.
Pasul 4. Asistenta scanează codurile QR, iar sistemul va imprima o etichetă dublu adezivă, cu indicator chimic Clasă 1. Eticheta va fi lipită pe fiecare trusă/pungă sterilizată. Eticheta conține toate detaliile necesare pentru asigurarea trasabilității:

1. Numărul autoclavului și șarja
2. Data sterilizării trusei/instrumentului
3. Data de expirare a sterilizării
4. Numele persoanei care a sterilizat (sau inițialele)
5. Codul/Numele trusei/instrumentul sterilizat.

 Pasul 5. După sterilizare, dezlipiți eticheta de pe trusă/instrumentul sterilizat și îl lipiți în fișa pacientului sau scanați codul QR de pe etichetă în cazul în care folosiți sisteme de documentare electronica a trasabilității.


Urmând pașii de mai sus, veți dovedi fără echivoc că ați respectat pașii de reprocesare a instrumentelor și dispozitivelor medicale și că ați ați asigurat trasabilitatea ciclului de sterilizare. Veți asigura trasabilitatea în mod facil, transparent, și economic. Vă asigurați de faptul că îndepliniți o obligație legală a cabinetului/clinicii stomatologice, conform cerințelor în vigoare. Sistemul de etichetare și trasabilitate a sterilizării Veridoc 2C de la Hawo este potrivit atât pentru clinicile care asigură trasabilitatea prin lipirea etichetelor dublu adezive în documentele medicale tipărite ale pacientului, cât și pentru cele are au sistem electronic de documentare a trasabilității.

---

Dacă doriți mai multe detalii despre sistemul de documentare a trasabilității,

1. Ne puteți contacta telefonic: 0749.850.171  (L-V, 09.00 – 16.00)
2. Accesați pagina produsului: Hawo Veridoc 2C
3. Urmăriți un video: Instrucțiuni video Hawo Veridoc 2C 
4. Ne puteți cere recomandări de la clinicile care folosesc deja acest sistem pentru a obține direct feedback relevant.